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连锁餐饮软件实施过程中的重要准则 信息采集:发布时间:2015-08-23 11:54:22 浏览次数:


作为专业从事国内餐饮、连锁餐饮企业信息化开发、咨询、服务的领导厂商,上海正品贵德软件有限公司在长期的连锁餐饮软件实施实践中,积累和总结出了一系列针对连锁餐饮企业软件上线实施的方法,现在总结几条实施过程中的重要准则,希望对上线连锁餐饮信息化企业提供一些有益的借鉴和参考。

                                          第一篇    系统上线前

 准则一 必须进行流程规划 

   上线连锁餐饮软件,最重要的是为餐饮企业规划一套适合的业务流程,不同连锁餐饮企业的餐饮业态(中餐正餐、西式正餐、中式快餐、西式快餐、茶餐厅、咖啡酒吧)、不同阶段(创业期(1-2家店)、快速发展期(大量快速开店)、规模扩张期(采购中心、配送中心、加工中心)、连锁发展期)、不同模式(汇总连锁、经营连锁、供应链连锁、决策级连锁)、不同区域餐饮(繁华商圈、人流密集地、居民区)的管理需求和作业流程都有所不同;上线连锁餐饮信息化建设的目标就是帮助企业规划一套适合的作业规程,同时依靠信息技术将这些流程和潜规则固化下来,实现连锁餐饮既能连的起来,又能锁得住!有效的作业规程比软件更重要!

所以,上线连锁餐饮信息化系统首先应进行流程规划,结合软件功能帮助餐饮客户规划出相适应的数据流程、单据流程、审核流程、稽核流程、规划流程、分析流程等,不同的连锁餐饮有不同流程,通过这些范式流程保证开100家也都是一个样子,需要说明一点,这里说的流程不是指餐饮企业现在的手工作业流程,上线信息化系统对用于连锁餐饮企业是一种管理上的变革,不是计算机适应现行体系,而是信息化与现行体系相互借鉴,相互适应提出科学的、有增值的作业流程。

如果上线连锁餐饮企业前不针对企业情况进行流程规划,只是随便拿一套餐饮软件生搬硬套的让一家连锁餐饮企业去使用,就很难达到上线效果;比如餐饮连锁信息化的四种模式:汇总连锁、经营连锁、供应链连锁、决策级连锁,体现了连锁餐饮企业发展过程中的不同管理阶段;所起到的管理效果也各不相同,而目前很多餐饮企业对这些模式都不是很了解,加之很多软件供应商只重商业利益,没有为客户进行系统规划,选型上线流于形式,所以很多说上线了连锁信息化管理的餐饮企业仅做到了第一种模式,顶多到了第二种,根本没有发挥出连锁餐饮企业 集团化、连锁化的优势和预期的效果。到后来很多企业来找我们公司重新上系统,即浪费了金钱又浪费了时间,如果他们当初对上线系统时就制定明确的目标和清晰的规划,就会少走很多弯路和少花很多钱。

 

准则二  确定明确的阶段目标

上线一套连锁餐饮企业的信息软件系统,通常不是一个一蹴而就的简单过程,而是一个在有限时间内实现从低层次(简单、粗犷型)逐步应用到高层次(复杂、流程化)以及相对完整的上线过程,是一个实现随着餐饮企业的不断发展信息系统不断发展、不断完善的建设过程;所以连锁餐饮企业信息化的规划和实施上线往往有个相对较长和不断提升的过程;

正因为如此,上线连锁餐饮信息化系统,很重要的是项目规划时每一阶段都应该有明确的实施目标点和实施效果点;“凡事预则立,不预则废”。计划的作用是为实施人员指明方向,系统上线时通常遵循总体规划、统筹实施、分期实现、急用先行、快速见效、逐级完善的规划原则,根据实际情况,权衡客观需要和主观可能,提出在上线一定时间内实施团队所要达到的目标以及实现目标的方法。每个目标和实施节点(里程碑)都要量化,都有推进的时间表和责任人。参与完成目标的客户、员工或团队里的人不需任何人提醒,就知道自己是否完成了目标。比如,“里程碑一:在930日前,必须完成彤德莱餐饮连锁华北区102家门店的前台POS作业管理、厨房出单、后台进销存成本管理。建立味之都门店标准化作业管理模式。里程碑二:1230日前建立总部连锁经营管理系统,实现各经营点的数据的及时汇总,总部及时查询各门店经营状况、配送中心信息化

等等”。 需要强调的是,这个实施计划应该真正地被各方人士接受,要把它树为今后实施活动的标杆,而不只是形式上写写,这样起不到实际的效果。

                  第二篇    系统实施上线过程中

上线中准则一 稳定优先 

如果确定了连锁餐饮的管理流程和相应的管理软件流程、模块的情况下,就开始系统上线,进入具体实施上线阶段很重要的一点就是保证系统相对的稳定--稳定优先!切忌一边在上线实施中一边就进行系统二次调整,系统并非不能进行二次开发,每家餐饮企业都有自己相对独特的经营管理方式,上线系统需要体现这些餐饮企业的竞争优势和管理特色是必要的;但这些程序调整通常在业务规划阶段和系统二次提升阶段。我们强调的是不能在实施的同时进行二次开发;

我们希望客户能够理解并尊重软件开发和实施的规律,客户的个性化需求是可以落实到软件中的,但是不能马上落实,不能立即体现,需要时间,需要严格的测试,规范的做法是:首先保证现有软件和流程稳定运行,系统的稳定运营一定是比功能的完善更加重要的东西!其次,再此基础上再对需二次开发的业务进行认真分析,分析为什么要进行这些业务的调整?为企业提升有什么帮助?同时也要认真分析可能存在什么隐患?在这些都梳理清楚的情况下再进行二次开发,而这样二次开发出的软件才是对企业真正有帮助的,还是前面说到的最终目的还是帮助企业建立一套规范的流程!

如果客户很随意的想到要求就立即要软件服务商在实施的同时立刻进行二次开发。可以肯定的说,无论对客户还是对服务商,一定是一场灾难,因为软件本身的开发和实施规律是绝对不允许这样做的,这样做的结果无非就是导致系统的极其不稳定,导致客户的极其不满意!在餐饮软件实施的实践中,多数提供商都会盲目顺应客户的要求,在系统上线后、客户提出某些新要求而软件无法满足的情况下,立刻开发出该功能。这样,就一定会带来系统的不稳定。等到系统的不稳定严重到一定程度,客户才又体会到,还是系统的稳定是第一位重要的,所以,实际上线中宁可牺牲功能,也一定要确保系统的稳定
上线中准则二 严格的培训考试    

培训的目的是使管理人员明白信息系统能够帮助企业做什么,主要操作人员掌握本岗位上的日常工作的操作,了解主要的注意事项及常见问题的解决方法。通常培训针对企业管理人员、系统管理人员、实际操作人员三个层面进行培训。通过集中授课和上机实践的操作培训,使业务员能够胜任本职工作。

如果希望减少后续服务的压力,必须认真的培训,必须认真的逐一考试,不是装装样子,不是作秀,而是切实的把培训的效率提高。培训应当分岗培训、统一演练、加强个部门各岗位的沟通与互动、逐一考核,内容包括应知应会知识和技能知识培训,考核有笔试还有实际操作,只有通过考核才能允许上岗,考试结果一定要与客户沟通,同时,对于合格的学员发给相应的合格证书。
上线中准则三  岗位模拟试运营   

  岗位模拟运营也是上线连锁餐饮的重要环节,在连锁餐饮企业软件的实施过程中,一定要在实际上线之前进行岗位模拟试运营,这是在培训考试结束、正式营业之前需要做的最重要的事情,在真实环境下模拟实际运营的作业流程,让门店的收银、店长、财务,总部的计划部门、采购中心、总仓、加工中心、配送中心等管理人员、采购、财务、仓管员、计划等人员都能明确自己做什么?如何做?以及操作效果如何?这也是模拟运营各个部门流程化协同工作的磨合阶段,如果这个阶段练习得好,磨合得好,那么真正上线运营的时候就不会出现忙乱的现象;相反,如果这个阶段根本得不到餐饮经营者的重视,或者根本没有时间安排这个阶段,或者草草了事,那么,系统正式上线时就一定会遇到许多的麻烦。这是需要我们实施人员与餐饮客户重点强调、重点沟通的地方,一定要引起高度的重视!
                      

     第三篇    系统上线收尾阶段

 收尾准则 知识转移

模拟试运营阶段做好后,下一阶段就是进入正式运营,在这一阶段里,现场值守还是不可缺少的。如果前面的培训、模拟阶段做得好,那么现场职守和指导就是一个比较轻松的过程;相反,如果前面的两个阶段做得不够好,那么压力就都会在现场值守体现出来。现场值守时很重要的就是如何实现顺利的、平缓的客户运营过渡,这期间很重要的是软件公司要完成对客户的“知识转移”,让客户有能力应对运营中的各种事项,授客户以“能力”,而不是帮客户处理事务;

前期由于我们对客户周到的培训、指导、现场指导等,客户对我们会形成了比较强的依赖心理,总是希望我们能够延长、延长、再延长对他们的服务、现场值守的周期,最好一直值守下去。事实上,这是不可能的,也是对客户不利的。因此,到了这阶段,我们必须有意识的培训他们自主处理问题的能力,完成知识、技能的转移,只有客户有能力处理问题了,才能够保证系统日常运营,在此基础上,再加上我们完善的服务体系,就能够确保客户运营。这一阶段的重要工作就是让客户的操作人员,系统管理员(至少是一个兼职)的可以胜任系统管理员的员工(管理人员则更好)能够有能力让系统用起来,使用好,此人可以是服务员、收银员、仓库管理员、财务人员、甚至是经理、老板。授客户以运营“能力”,只有这样才能让我们的管理软件进入良性的运营,让客户真正应用起来,为客户创造出物超所值的价值来!

 

 

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